مهارت گفتگو در زندگی شخصی و شغلی؛ راهنمای کاربردی

مهارت گفتگو، پلی میان اندیشه‌ها و روابط است که هم در زندگی شخصی پایه‌گذار ارتباطی سالم و مؤثر می‌شود و هم در محیط شغلی بستری برای همکاری و پیشرفت فراهم می‌آورد. در این مقاله به بررسی ابعاد کاربردی این مهارت در موقعیت‌های مختلف زندگی خواهیم پرداخت. تمام تلاش ما دادن اطلاعات مفید به شماست، همراه ما در وب سایت رنگ زندگی باشید.

مهارت گفتگو چیست

مهارت گفتگو یکی از زیرمجموعه‌های مهم مهارت‌های ارتباطی است و به توانایی افراد در آغاز، هدایت و پایان‌ دادن مؤثر به یک گفتگوی سازنده اشاره دارد. این مهارت شامل گوش دادن فعال، بیان واضح و محترمانه نظرات، درک متقابل، رعایت نوبت در صحبت، کنترل احساسات، و توانایی حل اختلاف در هنگام گفت‌وگو می‌شود.

مهارت‌های ارتباطی چیست

مهارت‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از قابلیت‌ها هستند که برای انتقال و دریافت مؤثر اطلاعات به کار می‌روند. این مهارت‌ها در بیان احساسات، ارائه ایده‌ها یا گزارش پیشرفت یک پروژه نقشی اساسی دارند. مهارت‌هایی مانند گوش دادن فعال، سخن گفتن، مشاهده دقیق و همدلی از جمله عناصر مهم ارتباطی محسوب می‌شوند و در تعاملات حضوری، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتال مانند ایمیل و شبکه‌های اجتماعی کاربرد فراوان دارند.

ارتباط، به معنای توانایی بیان مؤثر افکار و احساسات است. بسیاری از متخصصان معتقدند که مهارت‌های ارتباطی شامل موارد زیر هستند:

• انتقال روشن پیام بدون سوءتفاهم یا اطلاعات غلط

• توانایی تعامل با افراد متنوع از سطوح مختلف اجتماعی

• توانایی حرکت از گفت‌وگوهای غیررسمی به ارتباطات حرفه‌ای

• تسلط بر قواعد زبان و بیان صحیح

از همین رو، مهارت‌های ارتباطی و توانایی تعامل بین‌فردی، همواره در فهرست اولویت‌های کارفرمایان قرار دارند و به عنوان ابزاری کلیدی برای موفقیت شغلی شناخته می‌شوند.

اهمیت مهارت‌های ارتباطی

داشتن مهارت‌های ارتباطی مؤثر، نقش مهمی در تمامی جنبه‌های زندگی ایفا می‌کند؛ از حوزه‌ مهارت های شغلی گرفته تا روابط شخصی و هر چیزی که میان این دو قرار دارد. در دنیای کسب‌وکار، بخش عمده‌ای از تعاملات بر پایه ارتباط شکل می‌گیرد و توانایی برقراری ارتباط مؤثر به درک سریع‌تر و دقیق‌تر اطلاعات توسط خود فرد و دیگران کمک می‌کند.

در مقابل، ضعف در مهارت‌های ارتباطی اغلب باعث بروز سوءتفاهم و نارضایتی می‌شود. طبق نظرسنجی انجام‌شده توسط LinkedIn در سال ۲۰۱۶ در آمریکا، مهارت ارتباطی در صدر فهرست مهارت‌های نرم مورد توجه کارفرمایان قرار گرفت.

انواع مهارت های ارتباطی

مهارت‌های ارتباطی در انواع مختلفی وجود دارند که با مهارت های یادگیری و مطالعه و تمرین مستمر، می‌توانید به یک ارتباط‌گر مؤثر تبدیل شوید. این مهارت‌ها اغلب در کنار یکدیگر عمل می‌کنند و تمرین منظم آن‌ها به شما کمک می‌کند تا در انتقال پیام‌ها و تعاملات خود، بهتر عمل کنید. اختصاص زمان روزانه برای تمرین این مهارت‌ها، گامی مؤثر در مسیر رسیدن به سطح مطلوب ارتباط است.

احترام

یکی از ارکان اصلی ارتباط مؤثر، احترام به طرف مقابل است. دانستن زمان مناسب برای آغاز یا پاسخ‌ دادن به مکالمه، نشان‌دهنده این احترام است. در کار گروهی، اجازه صحبت بدون وقفه به دیگران و استفاده مؤثر از زمان مکالمه، اهمیت زیادی دارد. در مصاحبه‌های شغلی نیز احترام با مواردی چون گوش دادن فعال و پرهیز از قطع صحبت‌ها، نمود می‌یابد. بی‌توجهی به این اصل ممکن است به از دست رفتن فرصت‌های حرفه‌ای منجر شود.

تطبیق سبک ارتباط با مخاطب

در هر شرایطی، سبک ارتباطی مناسب با مخاطب و موقعیت باید انتخاب شود. ارتباط رسمی با مدیران یا کارفرمایان معمولاً از طریق ایمیل حرفه‌ای یا تماس تلفنی انجام می‌شود. در موارد خاص، حتی ارسال نامه رسمی می‌تواند ضروری باشد. در انتقال مفاهیم پیچیده، گفت‌وگوی حضوری یا جلسات ویدئویی اغلب مؤثرتر از پیام‌های متنی است.

دوستانه بودن

برخورد مهربان و صادقانه، باعث افزایش اعتماد و درک متقابل در تعاملات می‌شود. حتی در محیط کار، رفتار مثبت، پرسیدن احوال دیگران و تحسین عملکرد خوب همکاران، به ایجاد روابط سالم و حرفه‌ای کمک می‌کند.

شفافیت در بیان

بیان دقیق و منسجم افکار، ارتباط را واضح و قابل‌فهم می‌کند. استفاده از کلمات مناسب و اجتناب از ابهام، مانع از سردرگمی مخاطب می‌شود و پیام را به درستی منتقل می‌کند.

پاسخگویی به‌موقع

پاسخ دادن سریع و به‌موقع، یکی از نشانه‌های ارتباط مؤثر است. حتی اگر امکان پاسخ فوری وجود نداشته باشد، اعلام دریافت پیام و زمان‌بندی پاسخ بعدی، نشانه‌ حرفه‌ای بودن شماست.

اعتماد به نفس

ارائه نظرات با اطمینان و آمادگی قبلی، باعث می‌شود مخاطبان راحت‌تر با شما ارتباط برقرار کنند. تماس چشمی، زبان بدن مناسب و تسلط بر موضوع، عناصر کلیدی در ایجاد تصویری مطمئن از خود هستند.

بازخورد دادن و گرفتن

توانایی ارائه بازخورد سازنده و پذیرش نقد، یکی دیگر از مهارت‌های مهم ارتباطی است. بازخورد مؤثر باید راه‌حل‌محور، هدفمند و دقیق باشد تا موجب پیشرفت طرف مقابل شود.

همدلی

درک احساسات دیگران و پاسخ متناسب به آن، نشان‌دهنده‌ی همدلی است. چه در تعاملات فردی و چه در تیم، تشخیص حالت عاطفی دیگران به بهبود کیفیت ارتباط کمک می‌کند. همدلی با افراد ناراحت یا مشتاق، موقعیت بهتری برای ایجاد تفاهم و حمایت فراهم می‌کند.

گوش دادن فعال

شنونده مؤثر بودن به معنای توجه کامل به صحبت‌های دیگران است. تمرکز بر گفته‌ها، پرهیز از عوامل حواس‌پرتی و آمادگی برای ارائه پاسخ‌های thoughtful، از ویژگی‌های مهم این مهارت به شمار می‌روند.

درک علائم غیرکلامی بخش مهمی از ارتباط مؤثر است. بسیاری از پیام‌ها از طریق حالت‌های چهره، حرکات بدن و تماس چشمی منتقل می‌شوند. هنگام گوش دادن به دیگران، باید علاوه بر توجه به کلماتشان، به زبان بدن آن‌ها نیز دقت کنید. همچنین لازم است هنگام صحبت کردن، از حرکات و حالات خود آگاه باشید تا مطمئن شوید پیام مناسبی ارسال می‌کنید.

ارتباط غیرکلامی در تقویت اعتماد و درک متقابل، نقشی کلیدی دارد و به شما کمک می‌کند تا بهتر متوجه احساسات واقعی طرف مقابل شوید؛ حتی زمانی که به‌طور مستقیم بیان نمی‌شوند. این مهارت در مشاغلی مانند فروش، مدیریت و رهبری تیم بسیار کاربرد دارد و تنها به حوزه کسب‌وکار محدود نمی‌شود.

چگونه مهارت های ارتباطی خود را تقویت کنیم

با تمرین مستمر و کسب تجربه، می‌توان مهارت‌های ارتباطی را آموخت و تقویت کرد. شروع این مسیر با شناخت توانایی‌های فعلی شماست؛ سپس می‌توانید با تمرین هدفمند، آن مهارت‌ها را گسترش دهید.

از یکی از دوستان نزدیک یا همکاران خود بخواهید نظر صادقانه‌ای درباره نحوه ارتباط‌تان ارائه دهد. درک اینکه دیگران چگونه سبک ارتباطی شما را تجربه می‌کنند، شاید آسان نباشد اما بسیار مفید است. بازخورد صریح به شما کمک می‌کند نقاط قابل بهبود را شناسایی و برنامه‌ای برای ارتقا تنظیم کنید.

تمرین اصلاح عادت‌های ارتباطی نقش مهمی در پیشرفت دارد. بسیاری از این مهارت‌ها، نتیجه سال‌ها عادت هستند و با جایگزین کردن آن‌ها با الگوهای مؤثرتر، می‌توان سطح ارتباط را ارتقا داد.

شرکت در دوره‌ها و کلاس‌های مهارت‌های ارتباطی نیز یک راهکار مؤثر است. این دوره‌ها می‌توانند شامل آموزش‌های کاربردی، تمرین‌های عملی، بحث‌های گروهی و فعالیت‌های نوشتاری باشند که همه در خدمت بهبود ارتباط قرار می‌گیرند.

در نهایت، فعالانه به دنبال موقعیت‌هایی باشید که نیاز به برقراری ارتباط دارند؛ چه در محیط کار و چه در موقعیت‌های روزمره. این فرصت‌ها به شما اجازه می‌دهند مهارت‌های خود را در عمل تقویت کنید و تجربه بیشتری به‌دست آورید.

انواع ارتباط

چهار نوع اصلی ارتباط وجود دارد که اغلب در زندگی روزمره با آن‌ها سروکار داریم:

ارتباط کلامی که از طریق گفتار و استفاده از واژه‌ها انجام می‌شود،
ارتباط غیرکلامی که شامل حرکات بدن، حالت‌های صورت و تن صدای افراد است،
ارتباط نوشتاری که با استفاده از متن، نشانه‌ها و اعداد صورت می‌گیرد،
و ارتباط تصویری که از طریق عناصر بصری مانند عکس، نقاشی، طراحی و نمودار معنا پیدا می‌کند.

10 مهارت برتر ارتباطی

1. گوش دادن فعال

گوش دادن فعال به معنای تمرکز کامل بر صحبت‌های طرف مقابل، پرسیدن سؤالات مرتبط و بازگو کردن نکات مهم برای اطمینان از درک صحیح است. این مهارت به ایجاد احترام و افزایش فهم مشترک در محیط کار کمک می‌کند. پرهیز از حواس‌پرتی و توجه به زبان بدن، حالت صورت و لحن صدا، گوش دادن مؤثر را تقویت می‌کند. در این حالت، تمرکزتان را از پاسخ‌ آماده کردن بردارید و تمام توجه خود را به گفت‌وگوی جاری معطوف کنید.

2. انتخاب ابزار ارتباطی مناسب

برای برقراری ارتباط مؤثر باید متناسب با موضوع، مخاطب و شرایط، شیوه مناسبی انتخاب شود؛ چه تماس تلفنی، چه ایمیل رسمی، چه جلسه حضوری. در برخی موقعیت‌ها، گفت‌وگوی رو در رو بهترین راه انتقال اطلاعات است، در حالی که برای ارتباط‌های کوتاه یا دوستانه، پیام‌های فوری می‌توانند مفیدتر باشند.

3. رفتار دوستانه

داشتن رفتار صمیمی، با ویژگی‌هایی مانند صداقت، احترام و حسن نیت، به افزایش تعاملات سازنده کمک می‌کند. لبخند، پرسش درباره حال دیگران و به‌ خاطر سپردن نکات کوچک از تعاملات قبلی، پایه‌های ارتباط دوستانه در محیط کار هستند.

4. اعتماد به نفس در بیان

ارائه نظرات با اعتماد به نفس، تأثیر بیشتری بر دیگران می‌گذارد. تماس چشمی، زبان بدن مناسب و آمادگی ذهنی پیش از گفت‌وگو، از عوامل مهم در انتقال پیام با اطمینان است. این ویژگی در مصاحبه‌های شغلی و ارائه ایده‌ها نقش مؤثری دارد.

5. مهارت در ارائه و دریافت بازخورد

توانایی بیان بازخورد سازنده و پذیرش انتقادهای حرفه‌ای، از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی در فضای کاری است. بازخورد باید روشن، کاربردی و قابل‌ پیگیری باشد. بررسی نحوه بازخورد دادن دیگران نیز به شما کمک می‌کند مهارت خود را در این زمینه توسعه دهید.

6. تسلط بر لحن و صدای گفتار

واضح صحبت‌ کردن و تنظیم تن صدا بر اساس محیط، نشانه‌ای از توانمندی ارتباطی است. آهنگ صدا، مکث‌ها، و تاکید بر کلمات کلیدی، به انتقال دقیق‌تر احساسات و مفاهیم کمک می‌کنند و موجب می‌شوند پیام شما بهتر دریافت شود.

7. همدلی با دیگران

همدلی به معنای درک احساسات دیگران و نشان‌ دادن واکنشی متناسب با آن است. این مهارت در تعامل‌های گروهی و فردی اهمیت زیادی دارد. درک موقعیت طرف مقابل در هنگام بروز احساساتی مانند ناراحتی یا اشتیاق، به برقراری رابطه‌ای موثرتر کمک می‌کند.

8. رعایت احترام در ارتباطات

احترام در گفت‌وگو یعنی شناخت زمان مناسب برای صحبت‌ کردن، پرهیز از قطع صحبت دیگران و پاسخ دادن کامل به پرسش‌ها. استفاده بهینه از وقت خود و طرف مقابل نیز بخشی از احترام حرفه‌ای محسوب می‌شود.

9. درک زبان بدن و نشانه‌های غیرکلامی

بخشی از انتقال پیام‌ها از طریق رفتارهای غیرکلامی مثل حالت چهره، حرکت بدن و تماس چشمی صورت می‌گیرد. با این حال، نباید زبان بدن را به‌ تنهایی و بدون در نظر گرفتن زمینه فرهنگی یا شخصی افراد تفسیر کرد.

10. پاسخ‌دهی به‌ موقع

سرعت عمل در پاسخ‌ دادن، به‌ویژه در محیط کار، نشان‌دهنده‌ی مسئولیت‌پذیری و دقت شماست. اگر امکان پاسخ سریع وجود دارد، بهتر است بدون تأخیر آن را انجام دهید. در موارد پیچیده‌تر، با اعلام دریافت پیام و تعیین زمان مناسب برای پاسخ کامل، ارتباط را حفظ و مدیریت کنید.

چگونه مهارت‌های ارتباطی را در رزومه خود برجسته کنید

نمایش مهارت‌های ارتباطی در رزومه

رزومه‌ای که به‌ خوبی تنظیم شده باشد، خود بیانگر توانایی‌های ارتباطی شماست. داشتن ساختاری منظم، نگارش حرفه‌ای و بدون خطای املایی یا نگارشی، از نشانه‌های این مهارت است. همچنین می‌توانید در بخش مهارت‌ها، برخی از توانایی‌های ارتباطی کلیدی را وارد کنید؛ به‌ویژه اگر شغل موردنظر به مهارت‌های خاصی در این حوزه نیاز داشته باشد.

نشان‌ دادن مهارت‌های ارتباطی در نامه پوششی

نامه پوششی فرصتی برای نمایش سبک نوشتاری و توانایی انتقال مؤثر پیام است. این نامه باید مختصر، دقیق، بدون اشتباه و متناسب با موقعیت شغلی نگارش شود. استفاده از زبان حرفه‌ای و ذکر نمونه‌هایی از تعاملات مؤثر گذشته می‌تواند تأثیر مثبتی بر مخاطب داشته باشد.

مهارت‌های ارتباطی در مصاحبه شغلی

نحوه معرفی اولیه شما در مصاحبه، اولین جلوه از مهارت ارتباطی شماست. حضور زودتر از زمان تعیین‌شده و پوشش مناسب با فضای شغلی، تأثیر مثبتی به‌جا می‌گذارد. در حین مصاحبه، توجه به زبان بدن بسیار اهمیت دارد؛ از رفتارهایی مثل خم شدن، بی‌توجهی یا نگاه‌ کردن به تلفن همراه پرهیز کنید. تماس چشمی، گوش دادن فعال، و اعتماد به نفس در پاسخ‌گویی، همگی نشانه‌هایی از توانمندی ارتباطی شما هستند.

تمرین و تقویت مستمر مهارت‌های ارتباطی

تقریباً همه تعاملات روزانه، نوعی از ارتباط را شامل می‌شود. با شناخت نقاط ضعف و تقویت نقاط قوت خود، می‌توانید کیفیت ارتباطات شخصی و حرفه‌ای‌تان را ارتقا دهید. ایجاد عادت‌های مثبت در گفت‌وگو و تمرین مستمر، پایه‌گذار ارتباطی مؤثر و سازنده خواهد بود.

برقراری ارتباط موثر در محل کار

پیام خود را ساده و مختصر بیان کنید

برای کاهش احتمال سوءتفاهم و افزایش سرعت پیشرفت پروژه‌ها، سعی کنید پیام‌تان را تا حد امکان واضح و کوتاه مطرح کنید. به جای استفاده از جملات پیچیده و طولانی، نکات اصلی و ضروری را بیان کنید. ارائه اطلاعات زمینه‌ای مفید است اما تمرکز بر اصل موضوع، فهم سریع‌تر و بهتر مخاطب را تضمین می‌کند.

همدلی در ارتباطات کاری را تقویت کنید

فهم احساسات و دغدغه‌های همکاران به بهبود ارتباط کمک می‌کند. اگر برای اجرای پروژه‌ای نیاز به همکاری دارید و برخی افراد نسبت به کمک مقاومت نشان می‌دهند، با همدلی و درک نگرانی‌های آن‌ها می‌توانید پیام‌تان را به گونه‌ای منتقل کنید که نگرانی‌ها برطرف شود و همکاری آسان‌تر شود.

قاطعیت همراه با احترام داشته باشید

برای رسیدن به اهداف کاری، گاهی لازم است به‌صورت قاطع و محکم خواسته‌های خود را مطرح کنید؛ مثلاً درخواست ارتقا یا مخالفت با یک ایده نامناسب. ارائه دلایل منطقی و حفظ لحن محترمانه در گفت‌وگو، باعث می‌شود دیگران بهتر پذیرای نظرات شما باشند و از درگیری جلوگیری شود.

حفظ آرامش در موقعیت‌های پرتنش

در زمان بروز اختلاف نظر یا تعارض، حفظ خونسردی اهمیت زیادی دارد. با آرامش و لحن یکنواخت صحبت کنید تا فضای گفتگو سازنده و مسالمت‌آمیز باقی بماند و بتوانید به راه‌حل‌های مؤثر برسید. این رویکرد، به ایجاد ارتباط بهتر و حل مشکلات کمک می‌کند.

ارتباط موثر چیست

وقتی درباره رفتار یا فعالیتی صحبت می‌کنیم که «موثر» یا «اثربخش» است، یعنی آن رفتار یا فعالیت ما را به هدف مورد نظرمان نزدیک‌تر می‌کند (تعریف اثربخشی).

ارتباط موثر هم دقیقاً به همین معناست؛ یعنی برقراری ارتباطی که ما را به هدفمان برساند.

برای مثال، فرض کنید می‌خواهید به شریک عاطفی خود بگویید که دوستش دارید و خوشحالی او برای شما اهمیت دارد. شاید برگزاری یک مهمانی تولد بزرگ ایده‌ای جذاب به نظر برسد، اما آیا این بهترین روش برای رساندن این پیام است؟ بسته به سلیقه و ترجیحات فرد مقابل، ممکن است راه‌های ساده‌تر و مؤثرتری برای بیان این احساسات وجود داشته باشد.

با این نگاه، می‌توان گفت هدف اصلی آموزش مهارت‌های ارتباطی در متمم، افزایش اثربخشی در نحوه انتقال پیام‌ها و برقراری ارتباط است.

چرا مهارت ارتباط موثر اهمیت دارد

۱. پیشرفت شغلی و افزایش تأثیرگذاری

چند درس مقدماتی برای یادگیری و بهبود مهارت های ارتباطی

برخلاف بسیاری از دوره‌های توسعه فردی و مطالب ارائه‌شده در دوره‌های MBA، در زمینه یادگیری مهارت‌های ارتباطی نمی‌توان یک مسیر کاملاً ثابت و مشخص را پیشنهاد داد.

یعنی نمی‌توان به طور قطعی گفت که باید از فلان درس شروع کنید و به ترتیب مشخصی پیش بروید تا به هدف نهایی برسید. همچنین نمی‌توان به سادگی درباره ترتیب پیش‌نیاز بودن درس‌ها صحبت کرد؛ مثلاً اینکه هوش هیجانی حتماً باید قبل از تسهیلگری آموخته شود یا گزارش‌نویسی حتماً مقدم بر نوشتن صورتجلسه باشد.

به همین دلیل، شما می‌توانید بر اساس علاقه، نیاز و سبک یادگیری خود مسیر مناسبی را انتخاب کنید.

مهارت‌های ارتباطی عمومی

مهارت های ارتباط غیرکلامی

مهارت‌های ارتباطی تنها محدود به ارتباطات کلامی نمی‌شود. بخش قابل توجهی از پیام‌هایی که ما ارسال و دریافت می‌کنیم به صورت غیرکلامی منتقل می‌شوند.

یکی از شناخته‌شده‌ترین انواع پیام‌های غیرکلامی، آن‌هایی هستند که از طریق حالات چهره و زبان بدن بیان می‌شوند، اما این حوزه بسیار گسترده‌تر است.

مثلاً چیدمان محل کار یا خانه، فضای شخصی که برای خود تعیین می‌کنیم، ظاهر فردی شامل پوشش، زیورآلات و وسایلی که همراه داریم، بوی عطری که استفاده می‌کنیم و بسیاری عوامل دیگر هم به عنوان ابزارهای ارتباط غیرکلامی عمل می‌کنند.

حتی رفتارهایی مانند تعیین زمان ملاقات و تأخیر عمدی در رسیدن نیز نوعی ارسال پیام غیرکلامی محسوب می‌شود.

مهارت های ارتباطی در محیط کار

هیچ‌کس نمی‌تواند ادعا کند که فهرست کاملی از ابزارهای ارتباطی را تهیه کرده است. با این حال، هر کدام از ما وقتی درباره ابزارهای ارتباطی فکر می‌کنیم، چند نمونه مشخص به ذهنمان می‌آید و معمولاً بر اساس نیازها و شرایط خود، تعدادی از این ابزارها را در اولویت یادگیری قرار می‌دهیم.

مهارت مدیریت جلسه

یکی از روش‌های مهم ارتباطی برای تصمیم‌گیری و تبادل نظر، برگزاری جلسات است. اغلب وقتی صحبت از جلسه می‌شود، جلسات کاری و سازمانی به ذهن می‌آید، اما جلسات در زندگی روزمره مثل جلسه ساختمان، خواستگاری یا حل اختلافات خانوادگی نیز نقش مهمی دارند.

مهارت مذاکره

مهارت مذاکره ارتباط نزدیکی با توانایی برقراری ارتباط موثر دارد. بسیاری از افرادی که به دنبال تقویت مهارت‌های ارتباطی هستند، در واقع بیشتر به یادگیری اصول و فنون مذاکره علاقه‌مندند. در بسیاری از کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی، بخش قابل توجهی به مذاکره اختصاص یافته است.

مهارت ارائه

ارائه مطلب و سخنرانی از مهارت‌های کلیدی ارتباطی است که در محیط کار اهمیت فراوانی دارد. اگر مهارت ارتباطی را شامل مهارت‌های ارسال و دریافت پیام بدانیم، مهارت ارائه بیشتر بر توانایی‌های ارسال پیام متمرکز است. فن بیان، آماده‌سازی متن سخنرانی و ارتباط چشمی، نمونه‌هایی از مهارت‌های زیرمجموعه ارائه محسوب می‌شوند.

مهارت گفتگوی تلفنی

نقش گفتگوی تلفنی در دهه‌های گذشته تغییر کرده است. در گذشته تلفن جایگزین دیدار حضوری بود، اما امروزه با رشد پیام‌رسان‌ها، ارتباط صوتی به عنوان یکی از گزینه‌های موازی پیام‌های دیجیتال شناخته می‌شود. با این وجود، ارتقای مهارت در گفتگوی تلفنی همچنان اهمیت دارد.

مهارت اسلایدسازی

در گذشته مهارت اسلایدسازی بیشتر مختص محیط‌های دانشگاهی بود و برخی مدیران تمایلی به استفاده از آن نداشتند. اما امروزه اسلایدسازی جزو ابزارهای ضروری در جلسات کاری محسوب می‌شود. داشتن مهارت ویژه در این زمینه می‌تواند برای کارجویان و به خصوص نسل جوان، یک مزیت مهم در رزومه باشد.

مهارت گزارش‌نویسی

بسیاری از ارتباطات رسمی و کاری از طریق گزارش‌ها انجام می‌شود. چه در جلسات کاری، چه در پروژه‌های مختلف، تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه، رزومه، طرح تجاری و پروپوزال از نمونه‌های رایج گزارش‌نویسی هستند که یادگیری آن‌ها بسیار مهم است.

مهارت نامه‌نگاری

نامه‌نگاری فقط به مکاتبات اداری محدود نمی‌شود. اگر نامه را وسیله‌ای برای ارسال پیام غیرشفاهی بدانیم، مهارت نامه‌نگاری همچنان ضروری است. نامه‌نگاری به دلیل ناهمزمان بودن، یعنی نبود امکان دریافت بازخورد فوری، چالش‌های خاص خود را دارد که باید به آن توجه کرد.

مهارت‌های ارتباطی در فضای دیجیتال

امروزه می‌توان شیوه‌های ارتباطی را بر اساس بسترشان تقسیم‌بندی کرد:

• ارتباط دیجیتال (ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، وب و…)

• ارتباط غیر دیجیتال (دیدار حضوری، جلسه، تماس تلفنی و…)

این تقسیم‌بندی در گذشته کمتر مورد توجه بود، اما امروزه با رشد ارتباطات دیجیتال، اهمیت آن بیشتر شده است.

ضعف در استفاده از ابزارهای ارتباطی سنتی و دیجیتال

با وجود سابقه طولانی انسان‌ها در استفاده از مهارت‌های کلامی و غیرکلامی، بسیاری هنوز در به‌کارگیری صحیح این ابزارها ضعف دارند. وقتی این ضعف‌ها را در ارتباطات سنتی داریم، استفاده از ابزارهای دیجیتال جدید که پیچیدگی‌های خاص خود را دارند، می‌تواند مشکلات بیشتری ایجاد کند. برخی صاحب‌نظران معتقدند که انسان هنوز به درک کامل این ابزارهای مدرن نرسیده است.

تکنیک‌های نحوه گفت و گو با دیگران

چگونه مکالمه را آغاز کنیم

شروع یک گفتگو با دیگران گاهی دشوارترین بخش ارتباط است، به‌ویژه وقتی می‌خواهید با کسی صحبت کنید که قبلاً او را ندیده‌اید. برای شروع مکالمه با فرد جدید، بهتر است نقاط مشترک را پیدا کنید. به عنوان مثال، اگر در صف غذا هستید، می‌توانید درباره کیفیت یا قیمت غذا صحبت کنید یا با موضوعی ساده مثل وضعیت آب و هوا گفت‌وگو را شروع کنید. اگر واکنش طرف مقابل مثبت بود، می‌توانید بحث را به سمت موضوعات مورد علاقه‌تان هدایت کنید.

شروع صحبت کردن در مکالمات روزمره یا در آغاز سخنرانی همیشه استرس‌زا است؛ اما اگر از قبل چند ایده برای شروع داشته باشید، کار آسان‌تر خواهد بود. یکی دیگر از روش‌های مؤثر، اظهار نظر درباره ویژگی‌های ظاهری یا وسایل فرد مقابل است. مثلاً می‌توانید بگویید: «کیف زیبایی دارید، سلیقه‌تان واقعاً جالب است.» این جملات می‌توانند به‌خوبی باعث آغاز یک گفت‌وگوی صمیمانه شوند.

اصول یخ‌شکنی در گفتگو

عبارات یخ‌شکن یکی از تکنیک‌های مهم برای نزدیک‌تر شدن به دیگران و شکستن فضای سنگین گفتگو هستند. همه ما گاهی در موقعیتی قرار گرفته‌ایم که جو مکالمه سرد یا خنثی بوده است. در چنین شرایطی، پرسیدن سوال از طرف مقابل بهترین راه برای شکستن یخ گفتگوست. پرسش‌ها به جریان افتادن مکالمه کمک می‌کنند و باعث می‌شوند فضای ارتباطی صمیمانه‌تر شود.

مثلاً می‌توانید بپرسید: «آخر هفته‌ات چطور گذشت؟ آیا از هوای خوب استفاده کردی؟» یا اگر می‌خواهید با همسایه جدید خود آشنا شوید، بگویید: «چطور با محیط جدیدتان سازگار شده‌اید؟ اگر مایل باشید، یک پیتزافروشی خوب اطراف اینجا می‌شناسم که می‌توانم معرفی کنم.»

مهارت گوش دادن فعال

گوش دادن فعال به اندازه صحبت کردن اهمیت دارد و یکی از ارکان اصلی یک گفتگوی مؤثر است. برای اینکه یک شنونده خوب باشید، باید نشان دهید که به صحبت‌های طرف مقابل توجه دارید و در گفتگو حضور فعال دارید. در حین صحبت کردن طرف مقابل، سکوت نکرده و با کلماتی مانند «چه جالب»، «نمی‌دانستم»، یا «بعدش چه شد؟» او را تشویق به ادامه صحبت کنید.

یکی از روش‌های مؤثر گوش دادن، «پژواک» است؛ یعنی بخشی از گفته‌های طرف مقابل را تکرار کنید تا نشان دهید به دقت گوش می‌دهید. مثلاً بگویید: «شگفت‌انگیز است که تا این حد به سفر در کشورهای اروپایی علاقه دارید.» این روش باعث می‌شود طرف مقابل احساس کند حرف‌هایش ارزشمند است و توجه شما را جلب کرده است.

اهمیت زبان بدن و لبخند

زبان بدن در ارتباطات به اندازه کلمات اهمیت دارد. یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای نشان دادن علاقه و حمایت، لبخند زدن است. لبخند می‌تواند ارتباط را صمیمی‌تر کند و نشان دهد که به صحبت‌های فرد مقابل توجه دارید. مثلاً اگر یکی از همکاران کنار شما ایستاد و داستانی تعریف کرد، لبخند زدن به او این پیام را می‌رساند که حرف‌هایش برای شما مهم است و از گفتگو لذت می‌برید.

راه‌های کسب مهارت‌های گفتگو

شنونده‌ی خوبی باشید

برای ایجاد ارتباطی مؤثر با دیگران، نخست باید مهارت شنیدن فعال را در خود تقویت کنید. هیچ‌کس از صحبت کردن با فردی که فقط دوست دارد حرف بزند و به نظرات دیگران توجهی ندارد، لذت نمی‌برد. اگر این ویژگی در شما کم‌رنگ است، بهتر است وقت بگذارید و روی آن کار کنید. سعی کنید به گفته‌های دیگران با دقت گوش دهید و گهگاهی پرسش‌هایی مطرح کنید تا هم بهتر منظورشان را بفهمید و هم به آن‌ها نشان دهید که به حرف‌هایشان اهمیت می‌دهید.

از زبان بدن استفاده کنید

زبان بدن تأثیر قابل توجهی در ارتباطات دارد. اگر بتوانید آن را به درستی به کار ببرید، کنترل بیشتری روی گفتگو خواهید داشت. هنگام صحبت یا گوش دادن، سعی کنید تماس چشمی مناسبی برقرار کنید، اما مراقب باشید که این تماس چشمی به گونه‌ای نباشد که طرف مقابل احساس ناراحتی کند. همچنین باید به زبان بدن او نیز توجه کنید تا متوجه شوید احساسش نسبت به مکالمه چگونه است.

سخنان خود را مختصر و مفید بیان کنید

تعادل در گفتار بسیار اهمیت دارد؛ نه آنقدر زیاد صحبت کنید که مخاطب خسته شود و نه آنقدر کوتاه که منظور شما منتقل نشود. سعی کنید پیام خود را به صورت واضح و کوتاه بیان کنید و از طولانی کردن بی‌مورد یا حرف‌های دوپهلو خودداری کنید.

به لحن گفتار توجه کنید

لحن حرف زدن نقش مهمی در ارتباط دارد. باید طوری صحبت کنید که همان‌طور پاسخ بگیرید. اگر می‌خواهید با ادب و احترام برخورد شود، خودتان نیز باید مودبانه صحبت کنید. لبخند زدن در هنگام گفتگو باعث ایجاد فضایی دوستانه و آرام می‌شود و به راحت‌تر شدن ارتباط کمک می‌کند.

با اعتماد به نفس رفتار کنید

اگر نسبت به حرف‌هایتان اطمینان نداشته باشید، نمی‌توانید دیگران را متقاعد کنید. برای جلب اعتماد دیگران، لازم است محکم و با اطمینان صحبت کنید، ارتباط چشمی خود را حفظ کنید و لحن گفتار را در عین دوستانه بودن، قاطع نگه دارید.

از قضاوت و جانب‌داری پرهیز کنید

وقتی دیگران حس کنند که به آن‌ها احترام می‌گذارید، راحت‌تر با شما ارتباط برقرار می‌کنند. سعی کنید با دقت گوش دهید و از قضاوت زودهنگام یا حمایت بی‌طرفانه از یک نظر خاص خودداری کنید. اگر مخاطب بفهمد که پیش از شنیدن کامل، قضاوت شده، دیگر تمایلی به ادامه گفتگو نخواهد داشت.

احساسات خود را کنترل کنید

در مواجهه با افراد، فشارهای احساسی طبیعی است، خصوصاً اگر آن فرد برای شما مهم باشد. برای داشتن ارتباط مؤثر، باید بتوانید استرس و اضطراب خود را مدیریت کنید و در مواقعی که تحت فشار هستید آرامش خود را حفظ نمایید. اگر احساس می‌کنید اضطراب دارید، قبل از شروع مکالمه کمی به خود فرصت دهید تا آرام شوید.

نظرات خود را با دقت بیان کنید

بعد از گوش دادن کامل به صحبت‌های طرف مقابل و فهمیدن موضوع، زمان آن است که دیدگاه خود را بیان کنید. بهتر است تنها زمانی نظر دهید که مطمئن باشید می‌توانید تأثیر مثبتی ایجاد کنید و از بیان نظرات بی‌فایده یا بدون فکر اجتناب کنید.

قبل از حرف زدن فکر کنید

پیش از اینکه چیزی بگویید، ابتدا درباره محتوا و نحوه بیان آن تأمل کنید. انتقال مناسب افکار و دیدگاه‌ها می‌تواند تأثیر زیادی بر احساس طرف مقابل نسبت به شما و روند گفتگو داشته باشد. بنابراین به دقت انتخاب کنید که چه چیزی را چگونه بیان کنید.

با توجه به مخاطب صحبت کنید

یادتان باشد هر مخاطبی سبک گفتار خاص خود را می‌طلبد. مثلاً نمی‌توانید با مدیر خود همان‌طور صحبت کنید که با یک کودک ۵ ساله حرف می‌زنید. بنابراین لازم است با توجه به شخصیت، سن و جایگاه اجتماعی مخاطب، زبان و لحن مناسب را انتخاب کنید.

در صورت نیاز یادداشت بردارید

وقتی با فرد مهمی صحبت می‌کنید یا در جلسات کلیدی شرکت دارید، حفظ تمام جزئیات ممکن است دشوار باشد. بنابراین اگر لازم بود یادداشت‌برداری کنید، البته ابتدا مطمئن شوید که موضوع را به خوبی فهمیده‌اید.

⏬مقالات پیشنهادی برای شما عزیزان⏬

عادت های خوب روزانهچرا بی‌ انگیزه می‌شویمراه رهایی از ایگو چیست

مطالعه بیشتر